新人入職之后，如何盡可能短暫地度過(guò)不適應(yīng)期？怎樣盡快地融入工作氛圍為企業(yè)發(fā)揮自己的能力？這都需要HR的辛勤工作來(lái)加以激活。其中，崗位職責(zé)說(shuō)明書的編制看似簡(jiǎn)司空見(jiàn)慣，卻不能被忽視。

崗位職責(zé)說(shuō)明書的編制，需要提前獲得崗位信息，HR應(yīng)該利用科學(xué)方法來(lái)認(rèn)真進(jìn)行崗位調(diào)查，確保調(diào)查所獲得的材料真實(shí)、完整和可靠。

崗位調(diào)查的幾種方法

第一、觀察法

HR部門員工在進(jìn)行崗位調(diào)查時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)利用觀察或其他工具，對(duì)崗位上已有員工的實(shí)際工作動(dòng)作和方式，以文字、圖表或者圖像進(jìn)行記錄，從而搜集崗位信息。

觀察法主要適用于體力勞動(dòng)、事務(wù)性勞動(dòng)，例如搬運(yùn)員、操作員、駕駛員、打字員等職位。其中又能夠分為直接觀察、階段觀察、工作表演法三種。

1、直接觀察

崗位分析人員，直接對(duì)員工的工作過(guò)程進(jìn)行全面觀察，這種方法適合工作周期短暫的崗位。

2、階段觀察

一些崗位工作具有較長(zhǎng)的周期性，為了能夠真正全面地觀察其所有工作，HR可以分階段進(jìn)行觀察。例如，對(duì)行政文員的工作，必須要對(duì)其工作中的某個(gè)階段加以觀察。

3、工作表演法

對(duì)于一些工作周期較長(zhǎng)，或者突發(fā)性工作事件較多，例如保安等崗位，除了進(jìn)行日常工作外，還需要處理突發(fā)事件。因此，崗位分析人員可以通過(guò)讓員工對(duì)工作過(guò)程細(xì)節(jié)進(jìn)行表演，完成對(duì)這項(xiàng)工作的觀察。

不論使用上述何種觀察法，崗位分析人員都應(yīng)該事先將觀察表格準(zhǔn)備好，并隨時(shí)進(jìn)行記錄。如果條件允許，還能夠使用攝像機(jī)等設(shè)備，將崗位工作內(nèi)容進(jìn)行記錄，從而進(jìn)行分析。另外，對(duì)于某些比較特殊的工作崗位，更應(yīng)該在不引起被觀察者的注意下進(jìn)行考察。

第二、面談法

面談法又稱為采訪法，通過(guò)崗位分析人員和員工進(jìn)行面對(duì)面談話，搜集崗位信息資料。在訪談開(kāi)始前，崗位分析人員有必要準(zhǔn)備好面談的問(wèn)題提綱，并在面談時(shí)搜集相關(guān)崗位信息。

在面談過(guò)程中，崗位分析人員需要適度控制談話的節(jié)奏，既要防止談話內(nèi)容跑題，又要懂得突出主題，崗位分析人員應(yīng)該具備良好的語(yǔ)言表達(dá)能力、邏輯思維能力，并及時(shí)做好談話記錄。

面談法適合對(duì)智力工作崗位進(jìn)行，例如開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)人員、高層管理人員等等。

第三、調(diào)查問(wèn)卷方法

為了進(jìn)行科學(xué)全面的崗位分析，分析人員可以擬訂內(nèi)容豐富、切實(shí)可行的問(wèn)卷，并交給崗位員工進(jìn)行填寫，從而獲得崗位工作信息。這種方法適用于智力工作者、管理工作者或者工作內(nèi)容不確定因素很大的崗位。

通常，問(wèn)卷內(nèi)容需要關(guān)系到工作崗位上需要的行為素質(zhì)、心理素質(zhì)，被調(diào)查者要根據(jù)這些素質(zhì)的重要性，按照給定方法做出回答。一般來(lái)說(shuō)，問(wèn)卷所準(zhǔn)備的答案應(yīng)該具備三方面層次：首先是必要性，即特殊素質(zhì)是否必須具備，包括需要和不需要兩種；其次是特殊素質(zhì)的應(yīng)用頻率，包括經(jīng)常用到、有時(shí)用到和從未用到；最后是這些特殊素質(zhì)通過(guò)訓(xùn)練后的成效，分別是可大有進(jìn)步、稍有進(jìn)步或未必進(jìn)步。

第四、參與性方法

在參與法中，崗位調(diào)查分析人員會(huì)直接進(jìn)入到員工工作過(guò)程中去，他們將扮演員工的工作角色，發(fā)現(xiàn)工作過(guò)程中的信息。這種調(diào)查方法適用于那些專業(yè)性并不強(qiáng)的崗位，但能夠互動(dòng)額更加準(zhǔn)確的信息。

在參與性方法中，崗位調(diào)研人員應(yīng)該真正理解和進(jìn)入工作狀態(tài)，去體會(huì)其中的不同之處，而不僅僅是從表面上模仿他們的工作行為。

參與性方法適用于那些工作在短期能夠?qū)W會(huì)的崗位，調(diào)查人員可以通過(guò)實(shí)踐，直接掌握關(guān)于崗位工作的第一手資料，并補(bǔ)充那些表面上無(wú)法觀察到的內(nèi)容。當(dāng)然，參與性方法的缺點(diǎn)也很明顯，尤其是對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)中許多高度分工的專業(yè)化工作，這種方法并不適用。

第五、關(guān)鍵事件法

通過(guò)對(duì)崗位工作中具有重要價(jià)值的事務(wù)進(jìn)行觀察、搜集和記錄，調(diào)研分析團(tuán)隊(duì)能夠提取出代表崗位工作內(nèi)容的重要項(xiàng)目，總結(jié)出崗位職責(zé)的關(guān)鍵特征與行為要求。這樣的方法既能夠幫助崗位分析人員獲得靜態(tài)信息，也能夠了解崗位具有怎樣的動(dòng)態(tài)特點(diǎn)。

通過(guò)對(duì)關(guān)鍵事件進(jìn)行了解，編制成為崗位說(shuō)明書，能夠幫助企業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)、開(kāi)發(fā)和績(jī)效考核方面等作用。由于這種方法能夠直接對(duì)工作中的具體活動(dòng)進(jìn)行描述，因此適合員工比較多、或者工作內(nèi)容比較復(fù)雜的崗位。

需要注意的是，關(guān)鍵事件法也存在著明顯的缺點(diǎn)：首先，用此方法調(diào)研崗位，需要花費(fèi)大量時(shí)間，去對(duì)關(guān)鍵事件進(jìn)行搜集，然后進(jìn)行開(kāi)闊和分析；其次，關(guān)鍵事件雖然涵蓋了對(duì)工作績(jī)效有效或者無(wú)效的工作事件，但卻忽視了相同崗位上不同員工的平均績(jī)效水平，對(duì)于崗位職責(zé)描述來(lái)說(shuō)，平均職務(wù)績(jī)效是不可或缺的。正因?yàn)榇嬖谶@樣的問(wèn)題，關(guān)鍵事件方法就不適用于普通績(jī)效員工，因此，單純使用這種方法，無(wú)法進(jìn)行全面崗位分析。

第六、資料分析法

如果想要適當(dāng)降低崗位分析成本，節(jié)約分析調(diào)研所使用的時(shí)間，那么HR就應(yīng)當(dāng)盡量利用現(xiàn)有資料，從而對(duì)不同工作的責(zé)任、任務(wù)、權(quán)利、工作負(fù)荷與任職資格，產(chǎn)生大致而系統(tǒng)的了解，并能夠進(jìn)一步對(duì)調(diào)查提供基礎(chǔ)。尤其是企業(yè)人力資源管理部門如果有了大量崗位分析歷史資料，更適合采取這樣的辦法。

能夠提供給崗位分析作為重要基礎(chǔ)資料的包括：現(xiàn)有崗位規(guī)范、責(zé)任制文書、員工對(duì)工作關(guān)鍵事件的記錄、工作日記等等。

崗位職責(zé)說(shuō)明書的構(gòu)成

掌握了基礎(chǔ)資料的搜集方法，在崗位職責(zé)說(shuō)明書編制之前，HR應(yīng)該明確下面幾方面構(gòu)成內(nèi)容，包括：崗位信息、工作職責(zé)和任職要求。

第一、崗位信息

崗位信息內(nèi)容，包括崗位的名稱、編號(hào)，所屬的部門、直接上級(jí)和下級(jí)、定員人數(shù)與崗位分析日期等。

1、崗位名稱，主要用于界定崗位所從事的工作性質(zhì)和職能，包括通用崗位使用的規(guī)范性名稱、特殊崗位則應(yīng)該比照其他企業(yè)進(jìn)行命名。

2、崗位編號(hào)，根據(jù)企業(yè)編號(hào)規(guī)則，進(jìn)行統(tǒng)一填寫，從而便于管理。崗位編號(hào)的規(guī)則應(yīng)該明確、有效，通過(guò)編號(hào)，能夠直觀地了解崗位所在部門的信息。

3、所屬部門，主要是指崗位隸屬的部門名稱。

4、直接上級(jí)，是指崗位上的員工所直接匯報(bào)的崗位名稱，通常，一個(gè)崗位只應(yīng)該有一個(gè)直接上級(jí)。

5、直接下級(jí)，是指崗位上的員工所能夠直接領(lǐng)導(dǎo)的崗位名稱，一個(gè)崗位可以有多個(gè)下級(jí)。

第二、崗位職責(zé)

崗位職責(zé)一般由兩方面的內(nèi)容構(gòu)成，首先是工作概要，其次是具體職責(zé)。

工作概要，主要說(shuō)明崗位工作的整體內(nèi)容，包括指導(dǎo)思想、執(zhí)行依據(jù)和活動(dòng)內(nèi)容權(quán)限。因此，工作概要一般按照下面的格式敘述：依據(jù)（根據(jù)、按照）……執(zhí)行（操作）……等行動(dòng)，達(dá)成（獲得）……結(jié)果。

具體職責(zé)，包括崗位責(zé)任和工作權(quán)限。

其中，崗位責(zé)任所需要參考的因素主要是工作權(quán)重。所謂工作權(quán)重，是指本項(xiàng)工作的工作量，占據(jù)本崗位工作總量的比例，一般情況下，工作權(quán)重可以用時(shí)間比例來(lái)進(jìn)行代替，每個(gè)崗位上所有工作的權(quán)重綜合為100%。

工作權(quán)限則是指一定的工作崗位，所需要承擔(dān)的一定責(zé)任，對(duì)權(quán)限加以吸粉，則包括對(duì)應(yīng)的人財(cái)物上的支配權(quán)限，如崗位上員工的決策權(quán)、管理人員對(duì)人事的安排權(quán)限、對(duì)下屬的監(jiān)督權(quán)、對(duì)工作財(cái)力、物料上的審批權(quán)等等。

第三、任職的要求

任職要求，是指員工從事某項(xiàng)崗位工作時(shí)所必須掌握的基本資格條件，其中包括學(xué)歷資格、知識(shí)要求、資質(zhì)證書、專業(yè)技能、工作年齡、相關(guān)經(jīng)驗(yàn)、個(gè)性特點(diǎn)、健康要求等等。

1、學(xué)歷要求，指專任于某崗位所具有的最低學(xué)歷要求，分別包括學(xué)歷和學(xué)力兩方面的類型。前者指一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，如專業(yè)的畢業(yè)證書、相應(yīng)的學(xué)位，后者是指學(xué)習(xí)經(jīng)歷雖有不同，但知識(shí)能力和學(xué)習(xí)能力達(dá)到了某種程度的人員。

2、知識(shí)要求，是指任職于某崗位所應(yīng)該具備的知識(shí)要求，包括專業(yè)知識(shí)類型和特殊知識(shí)類型兩部分。例如，HR崗位上，員工首先要有人力資源管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)要有相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)。

3、資質(zhì)證書，這是指專任于本崗位所具有的專業(yè)職業(yè)資格證書，例如英語(yǔ)水平等級(jí)證書、會(huì)計(jì)證、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書等各種專業(yè)領(lǐng)域資質(zhì)證書。

4、專業(yè)技能，指任職于不同崗位所應(yīng)具備的基本技能和能力，其中的技能，是指駕駛、口語(yǔ)、外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)、法律或者財(cái)務(wù)等方面的技能；能力則包括工作中的溝通能力、組織能力、領(lǐng)導(dǎo)能力、應(yīng)變能力、協(xié)調(diào)能力、控制能力等等。

5、工作年齡，指能夠擔(dān)任本崗位工作的年齡要求、年限要求，一般有一定的區(qū)間范圍，主要是針對(duì)中高層管理人員或者特殊崗位提出。

6、相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，是指員工任職于本崗位時(shí)，應(yīng)該具備的最低工作經(jīng)驗(yàn)要求，其中由兩部分因素構(gòu)成，包括經(jīng)驗(yàn)類型、經(jīng)歷時(shí)間。其中經(jīng)驗(yàn)類型主要是指與崗位有關(guān)的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)背景，而經(jīng)歷時(shí)間則包括企業(yè)內(nèi)外工作的經(jīng)歷要求。

通過(guò)準(zhǔn)確的調(diào)研分析和合理的內(nèi)容安排，相信HR會(huì)拿出一份能夠讓新員工在短期內(nèi)就能融入企業(yè)的崗位職責(zé)說(shuō)明書。